اهدار الوقت

تقدير قيمه الوقت



إذا بدأنا بطرح الأسئلة التالية:

= هل نحن فعلا نقدر قيمة الوقت؟

= هل نتصرف مع الوقت كما نتصرف مع النقود؟

= هل يتساوى مدى حرصنا على الوقت مع حرصنا على النقود؟



حقيقة أن هناك مقاييس للوقت ( سنين – أشهر – أيام – ساعات …الخ )

ولكن نظرا لأننا في الغالب لا نقدر قيمة الوقت فان هذه المقاييس أصبحت لا تمثل قيمة الوقت .

دعنا الآن نقيس قيمة الوقت بالنقود………….

حاول قياس راتبك في الدقيقة الواحدة لتبين أهمية الوقت .



ولاحظ عند قياس راتبك في الدقيقة لا تعتمد فقط على راتبك الأساسي؟ أضف إليه بدل السكن ، وبدل المواصلات….الخ

وحتى تتضح أهمية الوقت عليك أن تضع في ذهنك الآتي :

- الوقت نادر ندرة مطلقة . -الوقت لا يمكن تخزينه .

- الوقت يتم استهلاكه لحظة إنتاجه . -الوقت لا يمكن زيادته .

- الوقت لا يمكن ادخاره . - الوقت لا يمكن شراؤه .

معنى ذلك أن هناك موقفا يجب أن نسيطر عليه من خلال ادارتنا للوقت .

إن إدارة الوقت لا تعني في الواقع أكثر من محاولة ترويض الوقت وفرض سيطرتنا عليه بدلا من أن يفرض هو سيطرته علينا .
حقائق خاصة بالوقت



1- لا يمتلك أي فرد من (24) ساعة في اليوم ، (167) في الأسبوع ، (8760)

ساعة في السنة .

2- يتميز الوقت بانه لا ينتظرك حتى تستخدمه ، فاما أن تدعه يمر أو

تستخدم كل دقيقة منه .

الوقت شي محدد ، يتميز من حيث المرونة بالجمود لا يمكن تطويله

بالشد .

كلنا متساوون من حيث كمية الوقت التي تتوافر لأي منا ، ولكننا

نختلف في كمية استخدامه .

لا يمكن تخزين الوقت لاستخدامه في المستقبل ، فلا يمكن ادخاره .

لا يمكن تعويض الوقت ، فاليوم الذي يضيع لا يمكن تعويضه .

الوقت له تكلفة يمكن حسابها .

ان من يسى استخدام وقته لا يهدر ويضيع وقته وانما يهدر وقت

الآخرين أيضا .

اثبتت الأبحاث الادارية أن المدير الفعال يتميز بانه يدير وقته بنجاح .


اتجاهاتنا نحو الوقت


إن مشكلة تنظيم وادارة وقتك كمدير أو رئيس قسم أو أي موظف في المستويات الادارية في المنظمة التي تعمل فيها لا يختلف عن المشاكل الادارية التي تواجهك كل يوم وكل ساعة .



( إن الأفراد الناجحين هم الذين يستثمرون وقتهم المتاح في القيام بالأشياء والعمال الأكثر أهمية وهم الذين يخططون وينظمون وقتهم المتاح ، وهم الذين يسيطرون على العوامل التي قد تتسبب في إهدار هذا الوقت ).

فتنظيم وإدارة الوقت أمرٌ ضروريٌّ لتحقيق النجاح في العمل ، والأمر متروك لك .. فالوقت وقتك وهو يرتبط بشخصك في المقام الأول . فإذا ما تفهمت المبادئ الأساسية لإدارة الوقت وحاولت تطبيق هذه المبادئ عملياً.. وتحملت المشقة في تحويل هذه المبادئ إلى عادات فبالطبع أنك سوف تزيد من فرص النجاح في إدارتك . وفي إهمالك لمثل هذه المبادئ أوسوء استخدامها سيترتب عليه الشعور دائماً بضغط الوقت وتهديده.

إن وقتك ليس ملكاً لك بل هو أيضاً ملك للآخرين الذين يتوقعون منك القيام بأدوار محدده ؛ فهو ملك لكل من:

= الجهة التي تعمل فيها . = العملاء والمراجعين. = للمجتمع ككل .



إن حسن إدارتك لوقتك وبالطريقة الصحيحة هي الطريق لنجاحك في عملك و تحقيق الرضا عن حياتك التي تعيشها ففي إدارتك لوقتك :-

- تحقيق لأكبر عدد من الإنجازات في العمل .

- الشعور بالرضا وتحقيق الذات.

- التوفيق بين العمل وحياتك الخاصة.

- تنظيم وحسن استغلال المجهودات المبذولة .

- تجنب الازدواج والارتباك في العمل .

- القدرة على القيام بالأدوار المتعددة ( أسرة - عمل - نادي ..الخ ).

- إرضاء رؤسائك ومرؤسيك في العمل .



وأخيرا فالوقت وقتك … وتنظيمك الجيد له يمكنك من إدارة عملك وحياتك بكفاءة عالية.



المصدر:
http://www.zahra1.com/BHOOTH/BO-edarah1.html

العوامل المؤثرة على استخدام الوقت :

إن تعرفك على العوامل المؤثرة على استخدام الوقت يتطلب قيامك بتسجيل الوقت المستخدم في الأنشطة والأعمال اليومية و تحليل عناصر هذا الوقت ثم تشخيص العوامل المؤثرة على استخدامك للوقت المتاح وخاصة وقت العمل .

حاول إن تفكر قليلا وتحصر أهم هذه العوامل وراجع ما توصلت إليه مع هذه القائمة ..

قائمة بأهم العوامل المؤثرة على استخدام الوقت

1- العادات والتقاليد الاجتماعية .

2- العلاقات العائلية والشخصية .

3- الحالة النفسية (الاستمتاع/ الملل ).

4- طبيعة ونوع العمل .

5- العلاقة مع الرؤساء .

6- العلاقة مع المرؤسين.

7- درجة التفويض للسلطة .

8- العلاقة مع الزملاء.

9- المكالمات التليفونية الاعتراضية.

10- الزيارات غير المخططة.

11- المشكلات و الأزمات المفاجئة.

12- أدوات وأساليب توفير الوقت.

13- التنقل والزيارات الميدانية.

14- ظروف وحالة مكان العمل.

15- البريد الصادر والوارد.

16- الاجتماعات واللجان.

17- الواجبات والمسئوليات تجاه الأسرة.

18- الانتقال من مكان إلى مكان وحالة المرور عامة .

إهدار ( ضياع ) الوقت

يشكو الكثير منا من إهدار أو ضياع الكثير من وقته والسؤال الذي عليك

أن تسأله لنفسك هو :

ما هي أهم العوامل التي يمكن أن تسبب إهدار الوقت ؟

توصلت إحدى الدراسات الحديثة في هذا المجال والتي طبقت على 14 دولة إن هناك 15 سبب لإهدار الوقت أمكن حصرها وغيرها من الأسباب في القائمة التالية:

قائمة بأهم العوامل التي تسبب إهدار الوقت:

1) عوامل اجتماعية وأسرية

- عادات سلبية لا تؤدي إلى استشعار الوقت ( مثل الحديث عن الآخرين ).

- تقاليد اجتماعية قديمة (مثل الضيافة في مكان العمل ).

- النزاع والخلاف الأسري أو العائلي.

عوامل صحية ونفسية

- الحالة الصحية .

- الحالة المزاجية والنفسية .

- الشعور بالملل .

- الانتظار ( للاجتماع _ للمقابلة _ …الخ )

- 3) عوامل تتعلق بالعمل

- الزيارات غير المخططة .

- التليفونات العارضة .

- سوء وسائل الاتصال المادية .

- الأزمات المفاجئة .

- تعدد الاجتماعات واللجان غير المفيدة .

- الصراعات والنزاعات مع الزملاء .

- كثرة التوقيعات على البريد في المسائل الروتينية .

- عدم كفاءة نظام الحفظ .

- عدم كفاية ودقة المعلومات .

- المناسبات الاجتماعية التي تتطلبها العلاقة بالعمل .

- عدم كفاءة السكرتارية والمكتب المعاون للمدير .

- عدم وجود جدول زمني لفترات الراحة أثناء العمل .

4) عوامل شخصية

- الافتقار إلى الانضباط الذاتي .

- التعود على ترك الأعمال للغد أو تأجيل البت فيها .

- الكسل .

- عدم المقدرة على الرفض أو استخدام " لا " عند اللزوم .

ثالثا : الاستخدام الفعال للوقت .

كيف يمضي الوقت ؟
كل منا يمتلك (24) ساعة يوميا .. هل تستطيع الإجابة على السؤال التالي بسهولة؟
كيف يتم توزيع هذا الوقت الخاص باليوم الواحد ؟

24 ساعة



8 ساعات عمل 8-10ساعات وقت 6-8 ساعات نوم الوقت المهدر ( الضائع )

وإذا ركزنا على ساعات العمل.. فهل سألت نفسك.. كيف تمضي ساعات عملك اليومي ؟

سوف نيسر عليك المهمة.. وفيما يلي بعض الأنشطة التي تعتقد أنك قد قمت بها خلال يوم عمل :

- مقابلة رؤساء .

- تحرير خطابات رسمية .

- مكالمات هاتفية خاصة بالعمل .

- مكالمات هاتفية لا علاقة بها بالعمل .

- اجتماعات .

_ الصلاة .

_ زيارات ميدانية .

_ جلسات مجاملة مع بعض الزملاء .

_ قراءة البريد .

_ قراءة تقارير .

_ ……………………..

…………………. الخ .

وسوف يتضح لك أن هناك بعض المجالات التي لا علاقة لها بالوظيفة وأن هناك مجالات أخرى تدخل بشكل أو بآخر ضمن متطلبات عملك اليومي .

دعنا نحاول الآن أن نحدد المجالات التي يجب أن تقضي فيها فترة ساعات الدوام المخصصة يوميا للعمل .

من الممكن تحديد هذه المجالات على الوجه التالي :

(1) أعمال روتينية .

(2) متطلبات الوظيفة .

(3) مهمات خاصة .

(4) العمل الإبداعي والتفكير الابتكاري .

(1) الأعمال الروتينية

ويندرج تحتها جميع الأعمال التي تأخذ شكل التكرار ( يومية ، أسبوع ، شهرية ، سنوية ) مثل الاطلاع على البريد وتوقيعه ، كتابة كشوف معينة ، ……..الخ .
ولا ينبغي أن تستحوذ هذه الأعمال على كل وقت الفرد وألا كان ذلك على حساب أعمال هامة أخرى .

(2) متطلبات الوظيفة

وتقصد بها جوهر الوظيفة أو العمل التخصصي الخاص بالوظيفة .



(3) المهمات الخاصة

وهي تلك الأعمال التي لا توصف بالدورية ولا تدخل بطريقة مباشرة ضمن متطلبات الوظيفة التي تقوم بها .



(4) العمل الإبداعي

ويتمثل في المبادرة الدائمة لتطوير العمل أو الإجراءات الخاصة بالأعمال الروتينية…وغيرها .

والآن وبعد التعرف على هذه المجالات علينا أن نسأل أنفسنا :

هل تستغرق ساعات العمل المقررة في مجالات الأعمال التي سبق الإشارة إليها ؟ أم أن هناك جزءا من الوقت لا يوجه إلى هذه الأعمال؟ .

إن وجود جزء من الوقت خارج النطاق السابق يطلق عليه :
الوقت المُهدر

ولا يقصد بالوقت المهدر إهمال الفرد أو تهربه من العمل ولكن يقصد به :

سوء التنظيم والتخطيط وما يترتب عليه من :

_ المقاومات .

_ الخطأ في الاتصال .

_ خطأ التوقع .

_ عدم تحديد الأولويات .


المقاطعات

وتعتبر من أهم الأسباب المؤدية لإهدار الوقت كالمحادثات الهاتفية المستعجلة وعبارات المجاملة والاجتماعات المفاجئة….الخ .


خطأ الاتصال

فالاتصال بأحد الأفراد أو بإدارة أو قسم للحصول على معلومة ، قد لا تتوفر لديهم هذه المعلومة يعتبر إهدار للوقت ، وكذلك إرسال أوراق بطريق الخطأ إلى أقسام وإدارات غير معينة .

خطأ التوقع

ويقصد به عدم توقع الأخطاء قبل حدوثها ، حيث تبث أن القيام بمعالجة الأخطاء بعد حدوثها يستغرق وقت أطول عما لو قمنا بتوقع هذه الأخطاء مقدما ومن ثم وضع الإجراءات اللازمة لتلاقي حدوثها .

عدم تحديد الأولويات

ويعد ذلك من اهم أسباب اهدار الوقت وقد سبق الاشارة الى كيفية تحديد هذه الاولويات .

11- استخدام وتنظيم مفكرة المواعيد

فحرصا على تنظيم وقتك ووقت الآخرين يجب أن تحدد مواعيد مسبقة للمقابلات والاتصالات التي تجريها حتى تستطيع تقنين وترتيب هذه الاتصالات وتوجيه وقتك الوجهة الصحيحة .

12- توفير جهاز كفء لأعمال السكرتارية يتولى تنظيم المقابلات والزيارات والرد على التليفونات وتجهيز البريد للمدير .

13- وضوح التعليمات واختصارها .

14- الاعتياد على أن تقول " لا " إذا لزم الأمر لتنظيم وقتك وترشيده .

إن العملية الفعالة لإدارة الوقت تتطلب منك المرور بالمراحل التالية :

العملية الفعالة لإدارة الوقت

1) تحليل استخدام الوقت .

2) تحديد مشكلات استخدام الوقت .

3) تقييم ذاتي لطريقتك في استخدام الوقت .

4) ترجمه أهدافك في صورة خطة زمنية .

5) ترجمة أهدافك في صوره تصرفات .

6) جداول زمنيه يوميه .

7) تحسين في الأساليب المستخدمة في ادارة الوقت .

متابعة واعادة تحليل استخدام الوقت من فترة لأخرى.



د/ عبد العليم عبود







المصدر:

http://www.zahra1.com/BHOOTH/BO-edarah2.html